La plupart du temps, il peut sembler difficile de continuer à collaborer avec ses partenaires à distance. De nombreux projets professionnels nécessitent l'accord des collaborateurs, quel que soit le secteur (banque, assurance, commerce, etc.). De plus, cet accord nécessite généralement une signature pour être valable. Dans ce cas, opter pour une signature électronique peut être la meilleure solution qui s'offre à vous. Les détails suivants vous donneront sûrement plus d'informations sur cette idée.
Les avantages d'opter pour une signature électronique !
La signature électronique vous permet de bénéficier de nombreux avantages que ce soit pour les assurances, les banques, les ressources humaines d'une entreprise, etc. Intégrer un outil de signature électronique au sein de votre entreprise vous permettra de faciliter vos démarches tout en vous faisant gagner du temps.
De plus, c'est également un excellent moyen de réduire les coûts liés à différents types d'opérations tels que les frais d'expédition, les déplacements, l'impression de vos documents, etc. Sans oublier qu'il vous permettra aussi de mieux sécuriser vos documents. En plus de ces avantages, le choix d'un outil de signature électronique est le meilleur moyen d'estimer en temps réel l'avancement des signatures ainsi que de vous permettre de suivre facilement les signataires en retard ou défaillants.
La signature électronique est donc l'outil idéal pour le télétravail. C'est aussi un outil indispensable dans le domaine du commerce international pour faciliter la signature d'un contrat avec des partenaires qui résident très loin de votre entreprise. Il existe par ailleurs de nombreux autres avantages dont vous pouvez profiter. Pour en savoir plus, consultez Plug&Sign.
Dans quels secteurs faut-il opter pour la signature électronique ?
Quel que soit votre domaine d'activité, la signature électronique permettra à chaque secteur de gagner en efficacité. Si vous êtes dans le domaine de la vente, c'est un excellent moyen d'aider vos équipes à mieux se concentrer sur la vente en leur épargnant toute tâche manuelle, administrative et répétitive. Il vous permettra également de collecter et de partager en toute sécurité des informations essentielles tout en offrant aux clients l'expérience rapide et sans papier qu'ils attendent.
Dans le domaine des ressources humaines, vous pouvez aussi séduire les candidats à l'embauche en leur offrant un accès facile au document à signer numériquement, où qu'ils se trouvent. Par ailleurs, il est également possible d'automatiser tous vos processus documentaires et de signer électroniquement pour gagner en efficacité.
D'autre part, vous pouvez proposer des processus de signature et d'approbation entièrement électroniques aux différents services et employés de l'entreprise. Ainsi, que ce soit dans le domaine de l'administration, de l'informatique ou d'autres secteurs d'activité, n'hésitez pas à faciliter toutes vos démarches en optant pour cet outil très avantageux.
Les documents concernés par la signature numérique :
Vous l'aurez compris ! Tous les documents peuvent être signés numériquement. Ainsi, dès que votre document peut être numérisé, il peut être signé électroniquement. Ainsi, un bail, une facture, un contrat de travail, une convention, un document bancaire, un devis… peuvent tous être signés numériquement.
Plusieurs secteurs professionnels utilisent la signature électronique en raison de la pluralité des documents qui peuvent être signés numériquement. En effet, cette signature électronique peut impliquer plusieurs formats de fichiers. Ainsi, il est possible de signer numériquement des documents en PDF, Word, XML, etc. Cependant, si tous les documents peuvent être signés numériquement, ils ne nécessitent pas tous le même niveau de certificat ou de qualification électronique.
Les documents plus sensibles n'ont pas besoin d'être signés via le même certificat que les simples documents validés en interne. Par conséquent, les devis, les factures, les contrats, les documents relatifs aux ressources humaines peuvent tous être signés numériquement, pour autant que le niveau de sécurité soit respecté et que le certificat approprié soit choisi.
Connaître les différents types de signature électronique !
Selon le règlement européen eIDAS, on peut trouver 3 types de signatures électroniques qui peuvent varier selon le niveau de sécurité qu'elles offrent. Il s'agit de la signature qualifiée, de la signature avancée et de la signature électronique simple. En ce qui concerne la signature électronique simple, c'est l'outil le plus accessible et le plus abordable à mettre en œuvre.
En revanche, la signature électronique avancée est la plus utilisée par les entreprises, notamment pour les contrats d'assurance, les contrats de travail, les factures, etc. Elle permet d'identifier et de vérifier l'identité de la personne qui l'a signée. Elle permet d'identifier et de lier le signataire au document, d'assurer l'intégrité du document, etc. Elle nécessite que le tiers signataire dispose d'un certificat de signature électronique conforme à la norme eIDAS.
En ce qui concerne la signature électronique qualifiée, c'est la seule signature numérique qui est bien reconnue comme l'équivalent de la signature manuscrite traditionnelle. Cependant, il s'agit d'une solution assez complexe et coûteuse. C'est la raison pour laquelle elle est très souvent utilisée dans le cas où l'authentification du destinataire serait nécessaire (contrat d'assurance-vie, actes notariés, etc.).